Datenschutzanfragen
Betroffenenanfragen (Auskunft, Löschung ...) mit dem exakten gesetzlichen Fälligkeitsdatum, Identitätsprüfung, Bearbeiter und Erinnerungen.
Daten: Datenschutzanfragen
Kibo / Kits / Datenschutz (DSGVO)
Datenschutzarbeit, Fristen inklusive.
Betroffenenanfragen mit ihrer gesetzlichen Frist, Datenpannen mit berechneter 72-Stunden-Frist, ein Verarbeitungsverzeichnis, das seine Lücken findet, und Aufbewahrung, die erst nach einem Ja löscht.
Beispielgespräch
Sie
Eine ehemalige Kundin, Mia Fournier, hat uns heute geschrieben und will alle Daten, die wir über sie haben. Lena Hoffmann bearbeitet es.
Kibo
Ich erfasse eine Auskunftsanfrage vom 7. November. Frist ist ein Kalendermonat, der 7. Dezember 2026, und zuerst muss ihre Identität geprüft werden, ohne mehr Daten als nötig zu verlangen.
Auskunftsanfrage, Mia Fournier
PersonMia Fournier, per E-MailArtAuskunftEingegangen07.11.2026Identität geprüftneinStatusIdentitätsprüfung
1 · Was es abdeckt
Die Prozesse dieses Kits.
Vorgefertigte Datenschutzprozesse für die Datenschutzgruppe und den Datenschutzbeauftragten: Betroffenenanfragen mit dem exakten gesetzlichen Fälligkeitsdatum (ein Kalendermonat, Verlängerungsregel eingebaut), Datenpannen mit der exakt berechneten 72-Stunden-Frist gegenüber der Aufsichtsbehörde, das Verarbeitungsverzeichnis mit automatisch gefundenen Lücken und Erinnerungen zur Aufbewahrung, die eine Löschung vorschlagen - nichts wird je ohne ein Ja gelöscht. Die Tabellen sind nur für die Datenschutzgruppe; Betroffene erhalten nie Zugriff.
Reaktion auf Datenpannen
Datenpannen mit der exakt berechneten 72-Stunden-Frist gegenüber der Aufsichtsbehörde, dem Risiko, der Entscheidung und wer informiert wurde.
Daten: Datenpannen
Verarbeitungsverzeichnis
Das Verarbeitungsverzeichnis (DSGVO Artikel 30): Zwecke, Rechtsgrundlagen, Daten, Auftragsverarbeiter, Übermittlungen, Aufbewahrung - Lücken werden automatisch gefunden.
Daten: Verarbeitungstätigkeiten
Datenaufbewahrung
Wie lange jede Art von Datensatz aufbewahrt wird; Datensätze nach Ablauf der Aufbewahrung werden zur Löschung vorgeschlagen - nie ohne ein Ja gelöscht.
Daten: Aufbewahrungsplan, Löschprotokoll
2 · Beispiele
Echte Anfragen, und die Karte, die jede erzeugt.
Beispielgespräch
Sie
Eine ehemalige Kundin, Mia Fournier, hat uns heute geschrieben und will alle Daten, die wir über sie haben. Lena Hoffmann bearbeitet es.
Kibo
Ich erfasse eine Auskunftsanfrage vom 7. November. Frist ist ein Kalendermonat, der 7. Dezember 2026, und zuerst muss ihre Identität geprüft werden, ohne mehr Daten als nötig zu verlangen.
Auskunftsanfrage, Mia Fournier
PersonMia Fournier, per E-MailArtAuskunftEingegangen07.11.2026Identität geprüftneinStatusIdentitätsprüfung
Beispielgespräch
Sie
Jonas Weber hat uns gebeten, seine Daten zu löschen. Seine Identität ist bestätigt. Eingegangen ist die Anfrage am 31. Oktober.
Kibo
Eingegangen am 31. Oktober ist sie am 30. November fällig, dem letzten Tag des Monats. Ich erfasse den Löschantrag; gelöscht wird erst mit deinem gesonderten Ja, und steuerlich aufbewahrungspflichtige Rechnungen bleiben.
Löschantrag, Jonas Weber
ArtLöschungEingegangen31.10.2026Identität geprüftjaBearbeiterLena HoffmannStatusin Bearbeitung
Beispielgespräch
Sie
Meld eine Datenpanne: Nina hat am Donnerstag um 14:30 Uhr die Gehaltsdatei per E-Mail an den falschen Kollegen geschickt. Etwa 40 Beschäftigte.
Kibo
Ich erfasse die Panne ab Kenntnis, Donnerstag 5. November 14:30 Uhr. Die Frist für die Behörde ist damit Sonntag, 8. November, 14:30 Uhr, also 72 Stunden später. Die Datenschutzgruppe wird sofort informiert.
Gehaltsdatei an falschen Kollegen geschickt
Erkannt am05.11.2026, 14:30 UhrBetroffene DatenNamen, Gehälter und Bankverbindungen der BeschäftigtenBetroffene Personen40EingedämmtneinStatusgemeldet
Beispielgespräch
Sie
Halte die Entscheidung zur Gehaltspanne fest: Risiko für die Betroffenen, also melden wir an die Behörde. Lena Hoffmann entscheidet.
Kibo
Ich trage die Entscheidung mit Lena Hoffmann als Entscheiderin ein. Sie gilt, sobald Lena sie bestätigt hat, und die Meldung ist vor Sonntag, 8. November, 14:30 Uhr fällig.
Entscheidung zur Gehaltspanne
EingedämmtjaRisiko für PersonenRisikoEntscheidungBehörde melden: Gehalts- und Bankdaten von 40 Personen wurden von einem Unbefugten gesehenEntschieden vonLena HoffmannEntscheidung genehmigtwartet
Beispielgespräch
Sie
Nimm die Lohnabrechnung ins Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten auf. Rechtliche Verpflichtung, Daten werden 10 Jahre aufbewahrt, Lena Hoffmann ist verantwortlich.
Kibo
Ich lege die Tätigkeit als Eintrag nach Art. 30 DSGVO an und prüfe sie auf Lücken, etwa einen fehlenden Auftragsverarbeitungsvertrag oder eine fehlende Aufbewahrungsdauer.
Lohnabrechnung
AktivitätLohnabrechnungZweckBeschäftigte bezahlen und steuer- und sozialversicherungsrechtliche Pflichten erfüllenRechtsgrundlagerechtliche VerpflichtungBesondere KategorienneinAufbewahrung10 Jahre
Beispielgespräch
Sie
Ab Januar nutzen wir eine US-Recruiting-Plattform. Erfass sie vor dem Start. Die Daten sind durch Standardvertragsklauseln abgesichert.
Kibo
Ich lege die Tätigkeit mit Übermittlung außerhalb des EWR und Standardvertragsklauseln an. Ob eine DSFA nötig ist, bleibt zu prüfen, und die Plattform muss mit Auftragsverarbeitungsvertrag im Lieferantenregister stehen.
Recruiting-Plattform
AktivitätBewerbungsverfahrenBetroffeneBewerbendeÜbermittlungen außerhalb des EWRjaGarantie für ÜbermittlungStandardvertragsklauselnDSFA erforderlichzu prüfen
Beispielgespräch
Sie
Behalte abgelehnte Bewerbende 6 Monate nach Abschluss der Bewerbung, danach sollen sie zur Löschung markiert werden. Lena Hoffmann verantwortet die Regel.
Kibo
Ich nehme die Regel in den Aufbewahrungsplan auf. Abgelaufene Datensätze werden monatlich mit einem Vorschlag aufgelistet, und ohne dein Ja wird nichts gelöscht.
Abgelehnte Bewerbende, 6 Monate
RegelNicht eingestellte BewerbendeAufbewahrung in Monaten6Gezählt abAbschlussdatumNur mit StatusabgelehntRechtlicher Grundrejected
Beispielgespräch
Sie
Pausiere die Regel für Support-Tickets. Es läuft ein Rechtsstreit, und die Rechtsabteilung sagt, vorerst darf nichts gelöscht werden.
Kibo
Ich setze die Regel für Support-Tickets auf pausiert und notiere die rechtliche Sperre als Grund; daraus wird dann nichts mehr zur Löschung vorgeschlagen.
Support-Tickets: rechtliche Sperre
RegelAbgeschlossene Support-TicketsAufbewahrung in Monaten24Rechtlicher GrundRechtliche Sperre: laufender Rechtsstreit, keine Löschung bis zur Freigabe durch die RechtsabteilungStatuspausiert
3 · Freigaben und Erinnerungen
Regeln, die es einrichtet, im Code durchgesetzt.
- Erinnerung · Datenschutzanfragen: 7 Tage vor „Fällig“
- Erinnerung · Datenschutzanfragen: 1 Tage nach „Fällig“
- Freigabe · Entscheidungen zu Datenpannen
Schritt 1: die in „Entschieden von“ genannte Person wenn “Entscheidung” ausgefüllt ist - Erinnerung · Datenpannen: 1 Tage vor „Frist gegenüber der Behörde“
- Erinnerung · Datenpannen: Am Tag von „Frist gegenüber der Behörde“
- Erinnerung · Verarbeitungstätigkeiten: 30 Tage vor „Nächste Überprüfung“
- Bericht · Eine Zusammenfassung an die Führungskraft, am 1. jedes Monats um 9:00 Uhr