Demandes des personnes
Demandes des personnes concernées (accès, effacement...) avec l'échéance légale exacte, vérifications d'identité, un responsable du traitement de la demande et des rappels.
Données : demandes des personnes
Kibo / Kits / Protection des données (RGPD)
La confidentialité, échéances comprises.
Des demandes des personnes avec leur échéance légale, des violations avec le délai de 72 heures calculé, un registre des traitements qui trouve ses lacunes, et une conservation qui ne supprime qu'après un oui.
Exemple de conversation
Vous
Une ancienne cliente, Mia Fournier, nous a écrit aujourd'hui pour demander toutes les données que nous avons sur elle. Lena Hoffmann s'en occupe.
Kibo
J'enregistre une demande d'accès reçue le 7 novembre. L'échéance est un mois calendaire, le 7 décembre 2026, et son identité doit d'abord être vérifiée, sans demander plus de données que nécessaire.
Demande d'accès, Mia Fournier
PersonneMia Fournier, par e-mailTypeaccèsReçu7 nov. 2026Identité vérifiéenonStatutvérification de l'identité
1 · Ce qu'il fait tourner
Les processus de ce kit.
Processus de protection des données prêts à l'emploi pour le groupe protection des données et le délégué à la protection des données : demandes des personnes concernées avec l'échéance légale exacte (un mois calendaire, règle de prolongation intégrée), violations de données personnelles avec le délai de 72 heures pour l'autorité calculé exactement, le registre des traitements avec ses lacunes détectées automatiquement, et rappels de conservation qui proposent la suppression - rien n'est jamais supprimé sans votre accord. Les tableaux sont réservés au groupe protection des données ; les personnes concernées n'y ont jamais accès.
Réponse aux violations de données
Violations de données personnelles avec le délai de 72 heures pour l'autorité calculé exactement, le risque, la décision et les personnes informées.
Données : violations
Registre des traitements
Le registre des traitements (RGPD, article 30) : finalités, bases légales, données, sous-traitants, transferts, conservation - lacunes détectées automatiquement.
Données : activités de traitement
Conservation des données
Durée de conservation de chaque type d'enregistrement ; les enregistrements arrivés au terme de leur conservation sont proposés à la suppression - jamais supprimés sans votre accord.
Données : calendrier de conservation, journal des suppressions
2 · Exemples
De vraies demandes, et la carte que chacune produit.
Exemple de conversation
Vous
Une ancienne cliente, Mia Fournier, nous a écrit aujourd'hui pour demander toutes les données que nous avons sur elle. Lena Hoffmann s'en occupe.
Kibo
J'enregistre une demande d'accès reçue le 7 novembre. L'échéance est un mois calendaire, le 7 décembre 2026, et son identité doit d'abord être vérifiée, sans demander plus de données que nécessaire.
Demande d'accès, Mia Fournier
PersonneMia Fournier, par e-mailTypeaccèsReçu7 nov. 2026Identité vérifiéenonStatutvérification de l'identité
Exemple de conversation
Vous
Jonas Weber nous a demandé de supprimer ses données. Son identité est confirmée. Nous avons reçu la demande le 31 octobre.
Kibo
Reçue le 31 octobre, elle est due le 30 novembre, dernier jour du mois. J'enregistre la demande d'effacement ; supprimer quoi que ce soit demandera ton accord à part, et les factures à conserver pour le fisc restent.
Demande d'effacement, Jonas Weber
TypeeffacementReçu31 oct. 2026Identité vérifiéeouiResponsable du traitementLena HoffmannStatuten cours
Exemple de conversation
Vous
Signale une violation : jeudi à 14 h 30, Nina a envoyé le fichier de paie au mauvais collègue par e-mail. Environ 40 salariés.
Kibo
J'enregistre la violation à partir de la prise de connaissance, jeudi 5 novembre à 14 h 30. Le délai pour l'autorité est donc dimanche 8 novembre à 14 h 30, soit 72 heures plus tard. Le groupe protection des données est informé immédiatement.
Fichier de paie envoyé au mauvais collègue
Détecté le5 nov. 2026, 14 h 30Données concernéesNoms, salaires et coordonnées bancaires des salariésPersonnes concernées40ConfinénonStatutsignalée
Exemple de conversation
Vous
Enregistre la décision pour la violation de la paie : risque pour les personnes, donc nous notifions l'autorité. Lena Hoffmann décide.
Kibo
J'enregistre la décision avec Lena Hoffmann comme décideuse. Elle compte une fois que Lena l'a confirmée, et la notification est due avant dimanche 8 novembre à 14 h 30.
Décision sur la violation de la paie
ConfinéouiRisque pour les personnesrisqueDécisionNotifier l'autorité : salaires et coordonnées bancaires de 40 personnes vus par un collègue non autoriséDécidé parLena HoffmannDécision approuvéeen attente
Exemple de conversation
Vous
Ajoute la paie à notre registre des traitements. Obligation légale, données conservées 10 ans, Lena Hoffmann en est responsable.
Kibo
J'ajoute l'activité comme entrée de l'article 30 du RGPD et je cherche les lacunes, par exemple un contrat de sous-traitance ou une durée de conservation manquants.
Paie
ActivitéPaieFinalitéPayer les salariés et respecter les obligations fiscales et socialesBase légaleobligation légaleCatégories particulièresnonConservation10 ans
Exemple de conversation
Vous
Nous utilisons une plateforme de recrutement américaine à partir de janvier. Enregistre-la avant la mise en service. Les données sont couvertes par les clauses contractuelles types.
Kibo
J'ajoute l'activité avec un transfert hors EEE et les clauses contractuelles types. La nécessité d'une AIPD reste à vérifier, et la plateforme doit figurer au registre des fournisseurs avec un accord de sous-traitance.
Plateforme de recrutement
ActivitéRecrutementPersonnes concernéesCandidatsTransferts hors EEEouiGarantie de transfertclauses contractuelles typesAIPD requiseà vérifier
Exemple de conversation
Vous
Garde les candidats refusés 6 mois après la clôture de la candidature, puis signale-les pour suppression. Lena Hoffmann est responsable de la règle.
Kibo
J'ajoute la règle au calendrier de conservation. Les enregistrements échus sont listés chaque mois avec une proposition, et rien n'est supprimé sans ton accord.
Candidats refusés, 6 mois
RègleCandidats non retenusConservation en mois6Compté depuisdate de clôtureUniquement avec le statutrefuséMotif légalrejected
Exemple de conversation
Vous
Mets en pause la règle des tickets de support. Un litige est en cours et le service juridique dit de ne rien supprimer pour l'instant.
Kibo
Je mets la règle des tickets de support en pause et j'indique le blocage juridique comme motif ; plus aucune suppression ne sera proposée à partir d'elle.
Tickets de support : blocage juridique
RègleTickets de support closConservation en mois24Motif légalBlocage juridique : litige en cours, aucune suppression avant sa levée par le service juridiqueStatuten pause
3 · Approbations et rappels
Les règles qu'il met en place, appliquées par le code.
- Rappel · demandes des personnes : 7 jours avant « échéance »
- Rappel · demandes des personnes : 1 jours après « échéance »
- Approbation · Décisions sur les violations
Étape 1 : la personne indiquée dans « décidé par » si “décision” est renseigné - Rappel · violations : 1 jours avant « échéance auprès de l'autorité »
- Rappel · violations : Le jour de « échéance auprès de l'autorité »
- Rappel · activités de traitement : 30 jours avant « prochaine revue »
- Rapport · Un résumé au responsable, le 1er de chaque mois à 9 h 00